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Qu'est-ce qu'une annonce légale ?
Une annonce légale est une publication qu'une personne (physique ou morale) a l'obligation de faire paraître lors de certains événements de la vie d'une entreprise, dès sa constitution. La création et la dissolution de la société font bien entendu partie de ces événements, mais toute modification, tout changement fondamental dans les informations constitutives de l'entreprise nécessitent de faire l'objet d'une annonce légale. Quelles sont les modalités de cette formalité ?
Où publier une annonce légale ?
Une annonce légale, pour être valable, doit faire l'objet d'une parution dans un journal d’annonces légales habilité par décret préfectoral. On utilise parfois l'acronyme JAL pour désigner un journal d'annonces légales, mais il ne s'agit pas pour autant d'un seul et unique journal : environ 600 titres en France sont habilités à publier des annonces légales, et chacun d'entre eux peut être qualifié de JAL.
Un journal d'annonces légales est un journal d'informations locales ou nationales, qui consacre une partie de ses pages à la publication de ces annonces concernant la vie des sociétés. Il ne faut pas confondre un JAL avec le Journal Officiel, qui est une seule et unique parution dont l'objet est de recenser toutes les informations de création et de modification d'entreprises. Ce dernier est un journal quotidien, uniquement publié en ligne et disponible sur le site officiel de la DILA (Direction de l’information légale et administrative).
Quel type d'entreprise doit faire paraître des annonces légales ?
Toute personne morale est tenue de procéder à la parution d'annonces légales tout au long de sa vie. Cette obligation concerne donc aussi bien les SARL que les SAS ou les SCI. En revanche, une micro-entreprise ou une entreprise individuelle n'est pas soumise à cette obligation, car son activité n'est pas liée à la création d'une personne morale.
Comment procéder à la parution d'une annonce légale ?
Dès lors qu'un événement de la vie de l'entreprise justifie la publication d'une annonce légale, il faut choisir le JAL dans lequel on souhaite la faire paraître. Celui-ci doit impérativement être distribué dans le département du siège social de l'entreprise concernée. C'est la seule condition à remplir. Les prix à la ligne sont tous encadrés par les tarifs officiels définis pour chaque département. Certains journaux optimisent la longueur du texte, ce qui permet de réduire le coût final de l’annonce légale.
Il faut ensuite rédiger l'annonce légale de façon rigoureuse : généralement, il est possible de rédiger cette annonce en ligne, sur le site du journal choisi. Les indications obligatoires sont alors répertoriées, mais il est important de vérifier qu'aucune n'est oubliée : raison sociale et activité de l'entreprise, adresse du siège social, montant du capital. Dans le cas d’une SAS à capital variable, il faut préciser le montant de capital maximum et de capital minimum prévus dans les statuts.
Il faut évidemment préciser la nature de l'événement dont l'annonce légale fait l'objet : création, dissolution ou liquidation, changement d'activité, transfert de siège social, modification de capital, ou encore changement survenu dans les statuts.
Une fois la publication effectuée, le journal délivre à l'entreprise une attestation de parution de l'annonce légale, que l'on peut alors déposer au greffe du Tribunal de Commerce ou au Centre de formalités des entreprises (CFE).
Qu’est-ce qu’un journal d’annonces légales ?
Pour toute entreprise française, de type SARL ou autre, il est nécessaire de savoir gérer cette formalité incontournable, qui doit être accomplie régulièrement au cours de la vie de la société : la publication d'annonces légales. Celle-ci doit être effectuée à chaque modification majeure de la structure ou de l'activité de l'entreprise, ce qui inclut la création, la dissolution, et tout changement survenant dans les statuts.
Ces annonces doivent faire l'objet d'une parution dans un journal d'annonces légales, également appelé JAL. Qu'est-ce qui définit le JAL ? Comment choisir celui dans lequel on fera paraître son annonce ? Quel sera le prix de la publication de cette annonce légale ?
Un journal d'annonces légales, qu'est-ce que ça n'est pas ?
Avant de s'atteler à la définition d'un journal d'annonces légales, il paraît utile de préciser ce qu'il n'est pas, car son appellation peut prêter à confusion. Il ne faut pas penser au JAL comme étant une parution portant le nom « Journal d'annonces légales », car on risquerait de passer du temps à chercher un exemplaire.
Il ne faut pas confondre un journal d'annonces légales avec le Journal Officiel de la République Française (appelé aussi JORF ou JO), qui de son côté est bien une parution portant ce nom : le JO, journal uniquement numérique, est publié quotidiennement en France, et recense toutes les annonces ayant trait à la législation et à la vie des entreprises. D'ailleurs, toute annonce légale débouche sur une mention au Journal Officiel.
Un journal d'annonces légales, qu'est-ce que c'est vraiment ?
Un JAL est simplement un journal qui est habilité à faire paraître des annonces légales, en plus de son contenu éditorial habituel. Il s'agit généralement d'un journal d'informations, qui peut également contenir des jeux par exemple.
En 2019, au niveau national, il existe environ 600 titres qui bénéficient du statut de journal d'annonces légales. Pour avoir ce statut, il faut être habilité par la préfecture à procéder à la publication de ces annonces pour le compte des entreprises, publiant ainsi les modifications des statuts juridiques des sociétés. Mais seuls les journaux diffusés dans le département du siège social de l'entreprise sont éligibles pour procéder à la parution de l'annonce légale.
Lorsque l'annonce légale a été validée et payée au prix pratiqué par le journal, ce dernier délivre un avis de publication, qui fait office d'attestation pour le représentant légal de l’entreprise (gérant de SARL ou président de SAS) qui peut alors continuer ses formalités administratives et juridiques en se rendant au greffe ou au CFE.
Est-on obligé de recourir à un journal d'annonces légales ?
La publication des annonces légales dans un journal habilité est une obligation légale. Ne pas procéder à la publication, ou le faire dans un journal qui n'est pas habilité par la préfecture, est passible de sanctions financières.
Il est obligatoire de publier une annonce légale pour toute modification des statuts : transfert du siège social, augmentation ou réduction du capital social, ou tout autre événement apparaissant sur la liste des événements soumis à publicité. La liquidation de la société, stade ultime de sa vie, doit-elle aussi faire l'objet d'une annonce légale pour ne pas exposer le gérant aux sanctions liées à une mauvaise gestion de l'entreprise.
Pourquoi publier dans un Journal d'Annonces Légales ? Comment choisir son JAL ?
Que ce soit en SARL, SCI ou SAS, dans la situation où le gérant d'une entreprise se voit confronté à l'exécution des formalités administratives, il doit effectuer cette tâche et l'accomplir au mieux. Dans le cas des annonces légales, il faut choisir comment faire les démarches dans une durée limitée, et au meilleur coût.
Comment choisir le meilleur journal dans lequel publier son annonce légale ? Sur quelle base choisir ? Quel journal pratique le meilleur prix ? Toutes les sociétés sont confrontées à ces questions, car la publication d'une annonce légale est le préalable obligatoire au dépôt de toute modification des statuts au RCS du greffe du Tribunal de Commerce.
Les JAL (Journaux d'Annonces Légales) officiellement habilités
Chaque année, au mois de décembre, les préfets de chaque département publient un arrêté préfectoral qui établit la liste des journaux habilités à publier des annonces légales à partir du 1er janvier suivant.
L’habilitation à être un JAL est valable pour l’année civile. Le préfet peut modifier la liste, et dans ce cas publier un nouvel arrêté, mais cela est exceptionnel. Certains journaux sont habilités sur plusieurs départements. Cela peut simplifier la publication des annonces légales de changement de siège social d’un département à l’autre si le journal est habilité dans le département de départ et d’arrivée, il peut faire paraître les annonces émanant des sociétés dont le siège social est situé dans le même département. Cette indication est importante : un journal situé dans un autre département que la société n'est pas habilitée à publier une annonce légale la concernant. Dans le cas du changement de siège social d'une entreprise, il faut faire paraître deux annonces : une dans un journal du département de l'ancien siège social, l'autre dans le département du nouveau siège social.
Dans le cas de la constitution d'une société, une SARL ou une SAS par exemple, il faut choisir un journal du département du siège social de l'entreprise en création.
Les journaux habilités publient toutes les formalités juridiques prévues par la loi : constitution de société, modification des statuts, dissolution ou liquidation de l'entreprise. L'activité de l'entreprise, son objet social ou toute autre caractéristique ne constitue pas un critère de choix du journal d'annonces légales (JAL) que vous choisissez.
Tout JAL est tenu de délivrer un avis de publication à l'issue de la parution (un exemplaire du journal) ou une attestation de parution de l’annonce légale après la validation et paiement de la commande. L’exemplaire du journal ou l’attestation de parution permet au gérant de l'entreprise de prouver au RCS que l'annonce légale a bien fait l'objet d'une publication.
Les critères pour choisir le JAL où publier l'annonce légale de son entreprise
La plupart des journaux proposent aujourd'hui de rédiger l'annonce légale en ligne. Si l'on souhaite privilégier cette méthode pour la parution de l'annonce, on peut écarter d'emblée les journaux qui n'offrent pas cette possibilité aux entreprises.
Même si les tarifs des annonces légales sont encadrés par la loi, le prix peut varier d'un journal à l'autre en fonction de sa capacité à optimiser la longueur de votre annonce et de sa mise en page.
Quels sont les cas où une entreprise doit publier une annonce légale ?
Au cours de la vie d’une société, différents évènements peuvent amener à créer de nouvelles
dispositions, à modifier les statuts, ou même encore à clôturer l’activité. Dans la plupart des cas, l’entreprise concernée doit publier une nouvelle annonce légale, de la même façon qu’au moment de son immatriculation. Bien que les mentions à y inscrire varient d’une société à une autre, les cas pour lesquels l’annonce légale est une formalité obligatoire sont les mêmes pour toutes les sociétés.
L’annonce légale pour la création d’entreprise
Premier cas pour lequel la publication d’une annonce légale est obligatoire : la création d’une société, à bien différencier de la notion d’entreprise. En effet, toutes les sociétés sont des entreprises, mais la réciproque n’est pas vraie, puisque ces dernières peuvent être exploitées dans le régime de l’entreprise individuelle, et donc absolument pas soumises à cette obligation de parution. La publication dans un journal d’annonces légales ne concerne donc qu’une partie des créations d’entreprises (environ 30 %), parmi lesquelles :
- les sociétés à responsabilité limitée, telles que la SARL ou l’EURL,
- les sociétés par actions simplifiées, notamment la SASU avec actionnaire unique, ou son évolution en SAS pour de multiples associés,
- les sociétés anonymes comme les SA, et les sociétés en nom collectif telles que les SNC,
- les sociétés d’exercice libéral (SEL),
- les sociétés civiles de type SCI.
L’annonce légale pour les modifications de société
Même si tous les changements n’engagent pas nécessairement l’obligation de publier à nouveau une annonce légale les modifications les plus importantes ne peuvent y déroger. La publication de l’annonce légale doit donc se faire dans le mois qui suit la prise de décision, et la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale. Parmi les points majeurs concernés décidés en AG, on retrouve ces quelques éléments :
- les changements de dirigeants (président, gérant),
- les modifications d’objet social (rajout ou suppression d’activités),
- la nouvelle dénomination sociale,
- le transfert de siège social, que ce soit dans le même département ou au-delà,
- les modifications du capital social (diminution ou augmentation),
- la prolongation ou la réduction de la durée d'exercice,
- la transformation en un autre statut juridique, comme lors du passage d’une SARL en SAS ou SA.
L’annonce légale pour la cessation de société
Peu importe le motif qui justifie la cessation d’activité, la publication d'une annonce légale est également obligatoire dans cette situation. Peu importe que celle-ci soit la décision d’une assemblée extraordinaire, des associés, ou d’un juge de Tribunal de Commerce, la nomination du liquidateur chargé de l’affaire doit faire l’objet d’une première publication d’annonce légale, suivie d’une seconde annonce lorsque l’activité n’a pas été reprise, et que le liquidateur a clôturé les affaires de la société.
Les autres situations nécessitant une publication d’annonce légale
Hormis ces différents cas de figure, d’autres situations nécessitent la publication d’une nouvelle annonce légale, comme pour les questions de :
- cession de fonds de commerce,
- fusion entre sociétés,
- changement de nom de famille,
- changement de régime matrimonial.
Comment est calculé le tarif des annonces légales ?
Le prix d'une annonce légale est un sujet que toute société est amenée à aborder : SARL ou SAS, toute entreprise est soumise à cette obligation de publier des annonces légales à chaque modification de ses statuts. Les tarifs pratiqués sont-ils les mêmes pour tous les journaux d'annonces légales de France ? L'annonce légale est-elle plus chère à Paris, comme les prix de l'immobilier et de la nourriture ? Le prix varie-t-il suivant l'objet ou le contenu de l'annonce ?
Les tarifs des annonces légales sont fixés par département
Le tarif d'une annonce légale est défini par décret du ministère de la culture et de la communication, département par département, et concerne le prix d'une ligne de publication. Chaque journal est tenu de respecter ces tarifs, qui sont les mêmes pour tous les journaux du département.
Ainsi, le tarif 2019 pour le département de la Loire est le même que celui de la Savoie, la Haute-Savoie, la Haute-Loire, les Alpes-de-Haute-Provence, les Hautes-Alpes, les Alpes-Maritimes, la Marne, la Haute-Marne, la Haute-Garonne, les Hautes-Pyrénées, les Pyrénées-Atlantiques, le Tarn, les Pyrénées-Orientales, la Charente, la Charente-Maritime, l'Indre-et-Loire, le Saône-et-Loire, le Lot-et-Garonne, la Haute-Saône, la Loire-Atlantique, le Maine-et-Loire, et ce prix s'élève à 4,16 euros HT la ligne.
En revanche, le département de Seine-Maritime est soumis à un tarif de 4,73 euros HT la ligne, le département de Seine-et-Marne à un tarif de 5,25 euros HT la ligne, et les départements de Seine-Saint-Denis ainsi que les Hauts-de-Seine à un tarif de 5,50 euros HT la ligne. Les entreprises dont le siège social est situé à Paris même devront elles aussi s'acquitter d'un tarif de 5,50 euros la ligne pour la parution d'une annonce légale.
Ainsi, selon l'endroit où se trouve le siège social de l'entreprise, le coût des annonces légales peut varier de façon significative. Tous les journaux du département sont logés à la même enseigne.
Les astuces pour optimiser le coût des annonces légales
Si le tarif des lignes est fixe d'un département à l'autre, il existe des subtilités à explorer pour baisser le coût de parution des annonces légales.
Un JAL (Journal d'Annonces Légales) se doit de respecter la nomenclature des lignes telle que définie par la loi. Mais certains journaux laissent aux entreprises le soin de rédiger leur annonce légale elles-mêmes (rédaction libre).
Rien n'oblige à mettre plus d'informations que le strict nécessaire. Pour cela, il faut connaître les informations indispensables à indiquer, comme l'objet de l'entreprise, son capital social, l'adresse de son siège social, et l'objet du changement de statuts. Les informations demandées sont les mêmes lorsqu'il s'agit de la constitution de la société ou de sa dissolution.
Certains journaux proposent un outil d'édition qui permet d'optimiser le texte de l'annonce légale avant de la publier. Quel que soit le prix payé, les journaux délivrent tous le même type d'attestation à l'entreprise, il n'y a pas de plus-value à payer son annonce légale à un coût élevé.
Nos modèles d’annonces légales et les avantages de la publication d’annonces légales en ligne
Rédiger une annonce légale en vue de la publier peut vite s'avérer un casse-tête si l'on souhaite maîtriser le coût de la parution. Le prix pratiqué par les journaux est basé sur le tarif du département concerné, mais il est préférable de contrôler la longueur du texte pour ne pas payer trop cher la publication. Ainsi à Paris, la ville la plus chère de France, une annonce légale coûte 5,50 euros HT par ligne. Cependant, la définition d'une ligne d'annonce légale est si pointue que la publication d'une annonce à propos de la création d'une entreprise peut facilement atteindre une centaine d'euros.
Pour éviter de payer le prix fort, il est conseillé de s'appuyer sur des modèles d'annonces légales préexistants, et de n'utiliser ainsi que les termes strictement nécessaires : les informations essentielles concernant l'entreprise, ainsi que la nature de l'événement dont l'annonce légale fait la publicité. On doit impérativement préciser s'il s'agit de la création de la société, de sa dissolution, ou d'un simple changement dans les statuts.
Les modèles d'annonces légales
La rédaction d'une bonne annonce légale est concise. Le texte doit contenir le strict minimum, pas un mot de plus ni de moins. S'il manque des informations, l'annonce sera refusée par le greffier du tribunal de commerce. Votre dossier sera bloqué au registre du commerce et des sociétés (RCS) en attendant la publication d’un rectificatif, d’un additif ou d’une nouvelle annonce légale si nécessaire. S'il y a trop d'informations, l'entreprise va simplement payer le journal d'annonces légales plus cher qu'elle ne devrait. Ce n'est pas un texte littéraire, il est inutile d'ajouter des adjectifs ou de répéter les informations plusieurs fois.
Un moyen simple de réussir la rédaction de son annonce légale consiste à se baser sur un modèle d'annonce existant, afin de n'ajouter que les informations pertinentes. De nombreux modèles d'annonces légales sont ainsi à disposition, correspondant aux différents cas de figure qu'une société rencontre dans sa vie : constitution, changement d'activité ou de siège social, dissolution ou liquidation.
Même en connaissant la liste des informations à renseigner, il est préférable de s'appuyer sur un modèle pour n'en oublier aucune : le montant du capital social de l'entreprise, la date de création, l'objet social et l'adresse du siège social... Les informations peuvent varier selon que l'on agit pour une SARL ou une SAS.
Les avantages de la publication d'annonces légales en ligne
Publier une annonce légale en ligne a la même valeur que de contacter un journal par téléphone ou en se rendant sur place. L'avis délivré par le journal est identique, c'est une attestation de publication qui permet d'accomplir les formalités légales dans le respect de la loi, du moment que le journal est bien habilité pour publier des annonces légales en France, et qu'il se situe dans le même département que l'entreprise.
Par ailleurs, publier en ligne est un gain de temps évident : le service est instantané, facile d'utilisation, et ne nécessite pas de se déplacer. Dans la mesure où la procédure est automatisée, elle revient au final moins cher que de faire travailler un employé du journal d'annonces légales. De plus, la numérisation et la simplification des formalités grâce au guichet unique et à l’évolution législative (Loi Pacte 2019 notamment) facilitent les démarches des entreprises.
