La procédure de nomination du dirigeant, représentant légal de la société
Le dirigeant est le représentant légal d’une société. Son rôle est important et il est impossible pour une société de ne pas avoir de représentant légal. Il faudra donc respecter une procédure de nomination définie par le code de commerce, ou par une clause spécifique dans les statuts si la forme juridique choisie le permet.
Changement à la création
A la création de la société, cette formalité doit intervenir avant de procéder à l’immatriculation de la société car son nom doit figurer dans les statuts ou dans un acte séparé ainsi que dans l’avis de constitution publié dans un journal d’annonces légales. A ce moment de la vie de la société, sa désignation est libre.
Changement après la création
Si un changement de dirigeant est opéré ultérieurement, il faudra respecter la procédure de nomination prévue pour la forme juridique de société ou ses statuts s’ils la définissent. Souvent, la nomination du nouveau dirigeant sera réalisée au moment de l’assemblée générale extraordinaire (AGE) constatant la démission du dirigeant en place ou votant sa révocation. Cette désignation devra ensuite être contenue dans le procès-verbal d’assemblée.
Dans tous les cas, l’acte qui contient la nomination du dirigeant doit indiquer un certain nombre d’informations, notamment l’identité du dirigeant (ancien et nouveau) et doit ensuite être signé par les associés.
La procédure de nomination du commissaire aux comptes
La nomination d’un CAC n’est pas obligatoire, elle dépend de seuils fixés par la loi. Dès lors qu’elle est obligatoire, il convient de respecter une procédure spécifique. A défaut de nomination, le dirigeant de la société risque une peine d’emprisonnement de 2 ans et une amende de 30.000€.
Le commissaire aux comptes est nommé par les associés. A la constitution de la société, il sera ainsi désigné par les statuts ou par une annexe déposée au Registre du Commerce et des sociétés (RCS) accompagnant le dossier d’enregistrement.
En cours d’exercice, les associés devront se réunir en assemblée générale pour prendre cette décision. La nomination du commissaire aux comptes peut notamment se faire lors de l’assemblée générale annuelle, à l’occasion de la clôture des comptes. A l’issue de la décision collective, la nomination devra apparaître dans le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale.
Les formalités à effectuer
La nomination d’un dirigeant, tout comme la nomination d’un commissaire aux comptes, doit faire l’objet d’une publication dans un journal habilité : il s’agit d’une annonce légale liée à un avis de constitution, ou un avis de modification.
Par ailleurs, la désignation du dirigeant et du commissaire aux comptes doit être enregistrée auprès du greffe, par le biais d’un dossier déposé au RCS, ou transmis par le Centre de formalités des entreprises (CFE) compétent. Ce dossier unique devra contenir :
• Le formulaire Cerfa M3 adapté à la nomination (dirigeant ou CAC, à la création de la société ou en cours de vie sociale) ;
• Un exemplaire de la décision de nomination, certifié conforme par le représentant légal (que ce soit les statuts, un PV, ou un autre document annexe) ;
• Une attestation de parution ou la copie du journal d’annonces légales, ou le témoin de publication numérique pour un site internet d’annonces légales ;
• Un justificatif d’identité et une déclaration sur l’honneur de non-condamnation du dirigeant nommé le cas échéant ;
• Un justificatif de l’inscription sur la liste officielle des CAC le cas échéant ;
• La lettre d’acceptation des fonctions du CAC le cas échéant.
