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AG de clôture des comptes durant la crise sanitaire : les délibérations à distance restent possibles

AG de clôture des comptes durant le confinement : les délibérations à distance sont possibles

Afin de faciliter la vie des sociétés en ces temps de crise sanitaire, l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 avait introduit, sur le fondement de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020, des mesures dérogatoires concernant les réunions des assemblées et organes dirigeants des entreprises. Le décret n°2021-255 du 9 mars 2021 proroge aujourd’hui la possibilité de délibérer à distance jusqu’au 31 juillet 2021.

Adapter la vie des sociétés aux restrictions

L’ordonnance adapte « les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 ».

Le champ d’application de ce texte ne pourrait donc être plus vaste. Son article 1er donne une liste non exhaustive des entités concernées : cela concerne les sociétés civiles (SCI, SEL, SCM, SCP….) et commerciales (SARL, SAS, SNC, SA…), les porteurs de valeurs mobilières (bons de souscription d’actions (OBSA), des obligations convertibles en actions (OCA), des obligations remboursables en actions (ORA) ou des bons de souscription de parts de créateurs d’entreprise (BSPCE) ou de titres financiers, les groupements d’intérêt économique (GIE) et les groupements européens d’intérêt économique (GEIE), les coopératives (SCOP ou SCIC), les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle.

Conférence téléphonique ou audiovisuelle

L’ordonnance du 25 mars 2020 rend possible la tenue de l’assemblée à huis clos lorsque les mesures restrictives en vigueur à la date de la convocation de l’assemblée ou de sa réunion font effectivement et concrètement obstacle à la présence physique de ses membres. Dans ce cas, les membres participent et votent à l’assemblée selon d’autres modalités, comme le vote par correspondance ou le vote donné par représentant. 

Pour favoriser le dialogue, au vu de la persistance de la crise sanitaire, il est préférable d’avoir recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle. Même si les statuts ne le prévoient pas, le régime dérogatoire mis en place vous le permet. à titre exceptionnel. La conférence doit permettre l’identification de ses membres et garantir leur participation effective pour toutes les réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction. Cette possibilité est également ouverte pour les assemblées générales statuant sur les comptes annuels. L’assemblée générale peut ainsi se tenir sans présence physique des participants : cela comprend les associés, ou actionnaires, ou les commissaires aux comptes si votre société en a nommé (par obligation légale ou volonté des dirigeants de l’entreprise).

Le texte précise que, pour que l’assemblée soit valable, le dispositif doit au minimum permettre la transmission de la voix des participants, avec la garantie d’une transmission continue et simultanée des délibérations. La visioconférence n’est donc pas obligatoire, une conférence téléphonique suffit.

Pour garantir l’information des participants à une AG, tous les membres concernés doivent être prévenus de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que de ses modalités au moins 3 jours ouvrés avant la réunion.  L’information peut être effectuée par tout moyen : courrier électronique, voie postale…

(Crédit photo : iStock)