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Registres légaux : quelles sont les obligations pour le gérant de SARL ?

La création d’une entreprise implique une rigueur administrative qui se poursuit tout au long de la vie de la société. Parmi les obligations légales imposée par le Code du travail figurent la création, la conservation et la bonne tenue d’un certain nombre de registres légaux.

Voici une liste exhaustive et complète des documents que vous devez être en mesure de présenter à l’inspection du travail en cas de contrôle des activités de votre SARL.

Les registres légaux obligatoires

Le registre unique du personnel 

Obligatoire à partir d’un salarié, le code du travail impose à l’employeur d’être transparent sur les employés de l’entreprise. Il peut être en format papier ou numérique et concerne tous les types de contrats.

Fondements juridiques :

Le registre du CSE

La tenue de ce registre est obligatoire à partir de 11 salariés. Il doit contenir une trace écrite des échanges entre les représentants du personnel et l’employeur au Comité Social et Economique.

Fondements juridiques :

Le registre des assemblées

Ce registre doit contenir une trace écrite des procès verbaux des délibérations qui ont lieu en assemblée générale.

Fondements juridiques :

Le document unique d’évaluation des risques professionnels

La tenue de ce registre est obligatoire à partir d’un salarié. Ce document fait état des risques professionnels encourus par les travailleurs et des actions de prévention et de protection prévues en cas d’incident.

Fondements juridiques :

Le certificat représentatif de parts sociales

La tenue de ce registre est obligatoire dans le cas où la répartition des parts sociales figure dans les statuts de la SARL. Dans ce cas, le certificat doit être mis à jour à chaque cession ou création de titre.

Fondements juridiques :

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Ce registre doit être mis à disposition des salariés et doit lister les alertes en matière de santé publique et d’environnement.

Fondements juridiques :

Le registre spécial des repos hebdomadaires particuliers

Ce registre doit mentionner les noms des salariés soumis à un régime particulier et indiquer ce régime. Il doit contenir les caractéristiques du repos (c’est à dire le jour et les fractions de journées choisies).

Fondements juridiques :

Le registre ou tableau organisant le travail en équipe

En cas d’organisation du travail par relais, par roulements ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe, y compris les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, doit figurer dans un document.

Fondements juridiques :

Le registre de contrôle de sécurité

La tenue de ce registre est obligatoire pour les sociétés recevant des travailleurs dans leur établissement.

Fondements juridiques :

Le registre des dangers graves et imminents

Ce registre doit lister les procédures d’alertes à suivre en cas de dangers graves et imminents. Le document doit contenir :  les postes de travail concernés par la cause du danger constaté, la nature et la cause de ce danger, ainsi que les noms des travailleurs exposés.

Fondements juridiques :

Le registre des vérifications électriques

La tenue du registre est obligatoire pour les sociétés recevant des travailleurs dans leur établissement. Il doit consigner les derniers rapports de vérifications électriques.

Fondements juridiques :

Le registre des activités de traitement

La tenue du registre est obligatoire du moment où la société traite des données personnelles. Les informations que doit comporter le documents sont listées dans l’article 30 du RGPD (lien ci-après).

Fondements juridiques :

Livre-journal et grand livre

Ces documents comptables sont obligatoires et doivent consigner tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise.

Fondements juridiques :

Les registres fortement recommandés

Le registre des accidents bénins non déclarés

Ce registre a pour but de consigner les incidents sans grande conséquence sur la santé qui n’ont pas entraîné d’arrêt de travail ou de signalement à la sécurité sociale.

Fondements juridiques :

Le livre d’inventaire

La tenue de cet inventaire n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Toutefois, il est vivement recommandé car l’établissement d’un inventaire annuel est obligatoire.

Fondements juridiques :

Le Registre de présence

Aucune disposition légale n’oblige les SARL à établir un registre ou une feuille de présence des associés aux assemblées générales. Or, un tel document sert de preuve en cas de contestation (par exemple sur la présence d’un associé à une assemblée ou son nombre de voix). C’est pourquoi sa tenue est fortement recommandée.