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Embaucher, les conséquences sur ma SARL

Au sein d’une entreprise, que cette dernière soit une SARL, une SAS, ou même une EURL, l’embauche d’un salarié a des conséquences, notamment du côté des formalités administratives. En effet, tout employeur doit respecter une procédure bien définie, de la rédaction du contrat de travail à la déclaration préalable à l’embauche. L’entreprise doit aussi gérer la transmission de plusieurs documents auprès des instances compétentes, comme l’URSSAF. D’autres démarches ne sont pas à oublier comme les formalités relatives à la retraite complémentaire de chaque membre du personnel par exemple.  

Vous êtes entrepreneur ou souhaitez le devenir dans un avenir proche, et vous voulez avoir plus d’informations sur les conséquences de l’embauche pour votre future SARL ? Faisons un tour d’horizon des différents points incontournables.  

La rédaction et signature d’un contrat de travail  

La première étape lors de l’embauche pour l’entreprise est bien évidemment la rédaction et la signature du contrat de travail du salarié. Dans ce document essentiel, dont aucun employeur ne peut se passer, un certain nombre d’informations doivent figurer, notamment tout ce qui concerne le fonctionnement de l’emploi concerné. Horaires, lieu de travail, clause de mobilité et de non-concurrence, salaire et autres avantages négociés ; l’intégralité du poste doit être passée en revue.  

À noter que la loi oblige la signature d’un tel document pour tous les types de postes, sauf pour le contrat à durée indéterminée et à temps complet. Le contrat peut en effet être “non-écrit” et seule la transmission d’une copie de la déclaration préalable à l’embauche est indispensable. Cependant, pour des raisons évidentes de litiges entre employeur et salarié, mieux vaut toujours faire signer un contrat de travail.  

La transmission de la déclaration préalable à l’embauche  

Parmi les formalités liées à une embauche pour l’entreprise, on retrouve également l’envoi de la déclaration préalable à l’embauche à l’URSSAF. En effet, cette procédure est essentielle pour faire enregistrer le nouveau salarié et mettre en place un certain nombre de formalités telles que :  

  • l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale, uniquement lorsqu’il s’agit d’une première embauche ;  
  • l’adhésion de l’employeur au service de médecine du travail, seulement pour une première embauche une fois de plus ;  
  • l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;  
  • l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;  
  • l’envoi d’une demande d’examen médical pour le salarié embauché ;  
  • le pré-remplissage de la déclaration annuelle des données sociales.  

La transmission de la déclaration préalable à l’embauche doit être faite avant la date de prise d’emploi, dans les 8 jours qui la précèdent.  

Bien sûr, une copie de cette déclaration ou au moins l’accusé de réception délivré par l’URSSAF doivent être délivrés au salarié concerné.   

L’affiliation du nouveau salarié à la retraite complémentaire  

Comme nous l’avons vu un peu plus haut, un salarié nouvellement embauché doit être obligatoirement affilié à une caisse de retraite complémentaire. C’est donc à l’employeur de mettre en place la procédure nécessaire via le régime de retraite complémentaire des salariés du privé : AGIRC-ARRCO.  

L’inscription au registre unique du personnel  

À partir du moment où une entreprise embauche son premier salarié, cette dernière est tenue de détenir un certain nombre de registres, parmi lesquels le registre unique du personnel. Dans ce document, plusieurs informations doivent être inscrites, à commencer par :  

  • l’identification du salarié ;  
  • la carrière du salarié ;  
  • le type de contrat signé entre l’employeur et le salarié ;  
  • les identifiants du titre de l’autorisation de travail pour les travailleurs étrangers ;  
  • l’identification du stagiaire le cas échéant.  

Depuis plusieurs années, le registre unique du personnel n’est plus obligatoirement physique et peut tout à fait revêtir l’apparence d’un support numérique.  

L’organisation de la première visite d’information et de prévention  

Tout nouveau salarié d’une entreprise doit obligatoirement passer une visite d’information et de prévention, organisée par l’employeur, que ce soit pour vérifier son état de santé ou pour l’informer des risques de son poste. Cette visite, qui remplace la visite médicale d’embauche, est indispensable dans les 3 mois qui suivent la reprise de l’emploi et doit être renouvelée tous les 5 ans.