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Changer de siège social, dans un autre département

Au cours de son existence, il y a de multiples raisons pour lesquelles une entreprise peut avoir besoin de transférer son siège social. Comme tout changement interne à une société, ce transfert exige de suivre un certain nombre de formalités administratives et légales, peu importe que celui-ci se fasse dans le même département ou dans un autre. Cependant, dans le second cas, il existe une particularité qu’il faut impérativement prendre en compte. Si vous êtes concerné par la modification de domiciliation de votre entreprise, faisons le point sur les différentes démarches, plus précisément si le futur siège social est situé dans un nouveau département. 

Comment prendre la décision de changement de siège social ? 

Il y a plusieurs raisons qui peuvent expliquer la nécessité de transférer le siège social d’une entreprise. Il peut par exemple s’agir d’un projet de développement nécessitant des locaux plus grands, ou d’un rapprochement familial pour le dirigeant. Dans tous les cas, ce transfert peut se faire au domicile du gérant, dans un local commercial, au sein d’une société de domiciliation, au siège social d’une autre entreprise ou même dans une pépinière d’entreprises. 

Pour pouvoir enclencher le processus de changement de domiciliation, il faut suivre les règles en vigueur selon la forme juridique de la société. Les modalités sont définies par les statuts juridiques et le droit des sociétés (code de commerce et code civil). D’une forme juridique à l’autre, la décision peut relever d’un dirigeant (gérant de SARL, président de SAS, conseil d’administration ou de surveillance d’une SA…) ou d’une assemblée générale des associés / actionnaires. Si l’assemblée générale n’est pas la règle pour prendre la décision, une consultation des associés ou actionnaires reste généralement nécessaire pour valider définitivement le transfert du siège social. Le cas des sociétés unipersonnelles (EURL et SASU) est à part puisque contrôlées par une seule personne (physique ou morale). 

En dehors des assemblées générales voici les différentes modalités possibles en fonction de la forme de la société : 

  • pour une SARL, le gérant peut décider d’un transfert de siège social, sous réserve de faire ratifier cette décision par plus de la moitié des parts sociales, sans quoi la société devra revenir dans son précédent siège social.  
  • pour une SAS ou une SA, tout dépend des statuts de l’entreprise, puisque ces derniers contiennent les modalités de la décision, les règles de majorité ou encore l’organe compétent que les actionnaires fondateurs peuvent avoir défini à leur convenance. Par exemple, il peut s’agir du conseil d’administration ou du conseil de surveillance de la SA. 
  • pour une EURL ou une SASU, c’est l’associé ou actionnaire unique qui est seul décisionnaire du changement de domiciliation, sauf s’il a nommé un représentant légal (gérant / président) qui peut avoir le pouvoir de prendre ce type de décision. 
  • pour une SCI, la décision peut être prise par le gérant si le transfert se limite à la même commune ou dans une zone proche, ou en assemblée générale. 

Dans tous les cas, un procès-verbal notifiant la décision des associés de changer de domiciliation doit être dressé par la société. Pour une société unipersonnelle ce transfert de siège doit être noté dans le registre des décisions. 

Quelles sont les démarches qui suivent la prise de décision ? 

Une fois que la décision de changement de domiciliation est actée, elle entraîne la modification des statuts de la société. Tout en listant les différents sièges antérieurs, l’adresse de la nouvelle domiciliation doit y figurer. La formalité doit être enregistrée par le registre du commerce et des sociétés (RCS) dans un délai d’un mois à partir de la date de décision. 

Pour cela, il est nécessaire de publier 2 avis de modification de vos statuts, dans un journal d’annonces légales habilité du département de l’ancien siège et du département du nouveau siège. Dans ces 2 annonces, un certain nombre de mentions sont obligatoires : 

  • la forme de la société ; 
  • la dénomination sociale de l’entreprise ; 
  • la mention du transfert du siège social ; 
  • l’adresse du siège social concerné ; 
  • le montant du capital social ; 
  • l’objet social ; 
  • l’identité des associés ; 
  • la durée de la société ; 
  • l’identité du gérant ; 
  • le greffe du tribunal compétent. 

Comment effectuer la déclaration de transfert de siège socia? 

Pour finir les formalités de transfert de siège social, le dépôt d’un dossier au centre de formalités des entreprises (CFE) ou auprès du greffe compétent est obligatoire. Bien évidemment, un certain nombre de pièces justificatives doivent être fournies avec ce dernier. Il s’agit par exemple : 

  • d’un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme par le gérant ; 
  • du formulaire M2 dûment rempli et signé ; 
  • des 2 attestations de parution des annonces légales publiées dans un journal habilité de chaque département ; 
  • d’un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (photocopie du contrat de bail, de factures d’électricité ou de télécom). 

Comme à la création de la société, les formalités liées au transfert du siège social sont payantes. D’une part, il faut compter sur les frais de dépôt au greffe du tribunal de commerce, pour un prix de 230,56 euros lorsqu’il s’agit d’un changement de domiciliation dans un autre département. D’autre part, il faut également penser aux frais de publication des 2 annonces légales, variables en fonction de la longueur du texte.