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Transfert de siège social dans un même département : comment ça marche ?

Au cours de la vie d’une entreprise, il est fréquent de changer l’adresse de son siège social. Cela peut être dû à un déménagement du dirigeant, un besoin de locaux plus grands, ou à la fermeture d’une domiciliation commerciale. Dans tous les cas, le transfert d’un siège social au sein d’un même département répond à des règles spécifiques, qu’il est nécessaire d’appliquer à la lettre. Pour savoir comment passer de votre ancienne adresse à la nouvelle, voici la liste des étapes que vous devez respecter. 

Qu’est-ce que le siège social ? 

Le siège social est l’adresse juridique et administrative de votre société, à savoir le local qui accueille votre entreprise aux yeux de l’administration, de la justice et aussi des impôts. Généralement, c’est dans ce bâtiment que sont accueillis les clients, les partenaires ou le personnel de la société. C’est également à cette adresse que le courrier est envoyé par les organismes de l’administration. Toutefois, vous n’êtes pas obligé d’exercer votre activité dans le siège social, puisque le lieu d’exercice de la société peut tout à fait se situer à une autre adresse. 

Comment décider officiellement du transfert d’un siège social ? 

Au sein de toute société, la prise d’une décision importante doit s’organiser autour des règles prévues à cet effet : les statuts juridiques. Selon la forme juridique de votre entreprise, les modalités de changement de domiciliation varient légèrement, tout en respectant des principes fondamentaux du droit des sociétés.  

Pour une entreprise individuelle, la décision est bien évidemment soumise à l’entrepreneur lui-même, sans autres formalités que la déclaration du changement d’adresse. Pour une entreprise unipersonnelle (EURL ou SASU), la procédure est également assez simple puisque l’associé ou actionnaire unique décide seul. Il lui faut juste consigner cette modification dans le registre des décisions de la société. 

À l’inverse, pour une société pluripersonnelle (2 associés ou plus), le transfert du siège social fait partie des décisions qui doivent être prises en respectant les formalités définies par le code de commerce. Dans la majeure partie des sociétés, le transfert de siège nécessite un accord de tous les associés. Ainsi, le dirigeant doit obligatoirement organiser une assemblée générale extraordinaire, et suivre les consignes prévues dans les statuts. Dans le cas d’un changement d’adresse au sein d’un même département, une assemblée ordinaire entre le gérant et les associés peut suffire si vos statuts le prévoient. Le vote et la décision du transfert doivent être annotés de manière très officielle, au sein d’un procès-verbal qui devra être automatiquement joint au dossier de modification envoyé au Greffe du Tribunal de Commerce. 

Il existe deux formes juridiques pour lesquelles le droit des sociétés a ouvert la possibilité de prise de décision d’un transfert de siège par leurs organes dirigeants, avec ratification par les associés. Il s’agit des sociétés anonymes (SA) et sociétés à responsabilité limitée (SARL). Ce principe nécessite un bon fonctionnement général de l’entreprise, une bonne information de l’ensemble des dirigeants, gérants et associés / actionnaires. Enfin, la taille de la société est évidemment à prendre en compte. 

Quelles sont les formalités de transfert d’un siège social dans un même département ? 

Si pour une raison ou pour une autre vous devez changer l’adresse du siège social de votre entreprise, tout en restant dans le même département que votre ancienne domiciliation, voici comment procéder pour déclarer ce changement auprès du Greffe du Tribunal de Commerce : 

  • Changer les statuts de votre société 

Les statuts d’une société constituent le cœur même de son activité. En effet, ce sont eux qui régissent le fonctionnement de l’entreprise et ses caractéristiques. À ce titre, l’adresse du siège social de votre société fait partie des informations essentielles qui figurent obligatoirement. Dans le cas d’un transfert, la décision de changement d’adresse doit donc être mis à jour rapidement dans les statuts. Vous disposez de 30 jours pour réaliser la formalité. 

  • Publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales du département 

Comme lors de la création de votre entreprise, un transfert de siège social nécessite la publication d’une annonce légale dans un journal habilité du département. Il s’agit d’une formalité rentrant dans la catégorie « modification des statuts juridiques ». Vous y reprenez les informations de la décision de la société et du formulaire rempli et signé. Il s’agit du formulaire de déclaration de modification M2, commun à plusieurs modifications de sociétés, dont le transfert du siège social de votre entreprise. En retour de votre commande en ligne, vous recevrez une attestation de parution ou un témoin de parution sur internet, indispensable pour déclarer et faire enregistrer le transfert au Greffe du Tribunal de Commerce. 

  • Remplir le formulaire de modification 

Une fois que l’annonce légale a été publiée, ou dès réception de l’attestation de parution, vous pouvez envoyer les informations à votre Centre de formalités des entreprises (CFE). Le dossier doit être accompagné de toutes les pièces justificatives. 

  • Déclarer le transfert du siège social 

En plus du formulaire de déclaration de modification, il est impératif de déposer d’autres documents avec lui. Ceci inclut notamment un exemplaire du procès-verbal attestant du transfert du siège social, une copie des statuts mis à jour et signés, le formulaire M2 vu ci-dessus, une attestation ou justificatif de domiciliation à la nouvelle adresse du siège social, et enfin l’attestation de parution de l’annonce légale publiée au journal du département. 

Sachez que si cela s’avère nécessaire, vous pouvez tout à fait signer une procuration, afin que ce soit une autre personne qui se charge de réaliser pour vous les différentes formalités suscitées.