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Changer de siège social, dans un même département

 Peu importe le motif nécessitant un changement de siège social, le transfert d’une domiciliation est une décision qui implique des formalités, y compris en restant dans le même département. De la modification des statuts à la publication d’une annonce légale dans un journal habilité, chacune de ces démarches est essentielle pour une société qui souhaite transférer l’adresse de son siège. Quelle que soit la forme de l’entreprise (SARL, SCI, SAS ou SASU, etc.), le dépôt d’un dossier de transfert auprès du greffe compétent est lui aussi incontournable.

Si vous êtes concerné par cette situation, mais que vous vous sentez perdu face à l’ampleur des formalités, voici les étapes nécessaires à la modification d’une domiciliation au sein d’un même département. 

Prendre la décision du changement de siège social 

Chaque société peut avoir des modalités de décision différente lorsqu’il s’agit du changement de son siège social. En effet, ces dernières dépendent de la forme juridique de l’entreprise concernée. Dans tous les types de personnes morales, les statuts de la société sont le document à consulter pour savoir comment faire. Par exemple, pour une SARL, les associés réunis en assemblée générale prennent la décision du transfert, tout comme pour la SCI. Le gérant de SARL peut prendre la décision du transfert, sous réserve de faire ratifier cette décision par l’assemblée générale ordinaire des associés. Pour une SAS, dont les statuts permettent de personnaliser le fonctionnement, les statuts précisent quel est l’organe compétent pour la prise de décision du changement de siège social : par exemple le président ou un collège d’actionnaires. Enfin, pour une EURL ou une SASU, la modification de la domiciliation est décidée par l’associé / actionnaire unique, sauf s’il a mis en place un gérant ou président, à qui il a donné ce pouvoir grâce aux statuts. 

Dans tous les cas, une fois que la décision a été actée par les personnes habilitées, d’autres formalités sont à respecter, comme l’élaboration d’un procès-verbal d’assemblée ou d’une décision du gérant, sans oublier la modification des statuts. 

Mettre à jour les statuts et accomplir les formalités de publicité  

L’adresse du siège social est une mention qui figure obligatoirement sur les statuts d’une entreprise exploitée dans le cadre d’une société, quelle que soit sa forme juridique. Par conséquent, lorsqu’un transfert de siège social est décidé par les associés ou le gérant, la clause correspondante des statuts doit être modifiée avec les informations de la nouvelle adresse. Pour plus de clarté, le Code de commerce (R123-110) impose de garder une liste des sièges sociaux antérieurs en annexe des statuts, assortis de leurs dates de changement. 

Une fois que les statuts ont été modifiés, la société doit remplir les formalités de publicité légale liées au changement de siège social. Il s’agit de publier un avis de modification, dans un journal d’annonces légales (JAL) du département du siège social de l’entreprise.  Depuis le 1er janvier 2020, la publication en ligne, sur un support habilité (SHAL) est également disponible. Le prix de l’annonce légale de modification est fixé à la ligne et dépend du département du siège social.

Déposer un dossier de transfert auprès du greffe compétent 

Aucun changement de siège social ne peut être acté sans que l’entreprise ait rempli une déclaration de modification, par le biais du formulaire Cerfa M2. Sur ce dernier, il faut indiquer plusieurs éléments, comme la date de prise d’effet de la décision et la nouvelle adresse du siège social. De plus, ce document doit être complété par un certain nombre de pièces justificatives, sous peine que la modification ne soit pas effective au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le dossier de modification du RCS comprend donc notamment :

  • la déclaration de modification (formulaire M2) dûment remplie et signée par le gérant, le président, ou une personne mandatée ; 
  • un exemplaire de l’acte décidant du changement du siège social de la société, certifié conforme par le gérant ou le président ; 
  • un exemplaire des statuts de la société mis à jour, certifié conforme par le gérant ou le président ; 
  • un justificatif de jouissance du nouveau local dans lequel le siège social de la société est transféré (titre de propriété, bail commercial, facture d’électricité, etc.) ;
  • une attestation de parution de l’avis de changement de siège social dans un journal d’annonces légales (paru dans un journal papier ou un service de presse en ligne) ; 
  • la liste des sièges sociaux antérieurs, certifiée conforme par le gérant ou le président. 

S’acquitter des différents frais liés au transfert de siège social 

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le changement du siège social d’une société engendre des frais qui peuvent être conséquents pour l’entreprise. Pour commencer, la publication d’une annonce légale dans un journal habilité du département n’est pas gratuite, puisqu’il faut payer en moyenne environ 200 euros.  

De même, les frais de greffe diffèrent en fonction de la forme juridique et de la localisation du transfert (hors département ou non). Dans le cas d’un changement au sein d’un même département, en 2021, la société doit payer 192,01 euros au titre des frais de greffe (ce qui comprend l’avis au BODACC et le dépôt d’acte).