Peu importe le motif nécessitant un changement de siège social, le transfert d’une domiciliation est une décision qui implique des formalités, y compris en restant dans le même département. De la modification des statuts à la publication d’une annonce légale dans un journal habilité, chacune de ces démarches est essentielle pour une société qui souhaite transférer l’adresse de son siège. Quelle que soit la forme de l’entreprise (SARL, SCI, SAS ou SASU, etc.), le dépôt d’un dossier de modification sur le site du guichet unique est lui aussi incontournable.
Si vous êtes concerné par cette situation, mais que vous vous sentez perdu face à l’ampleur des formalités, voici les étapes nécessaires à la modification d’une domiciliation au sein d’un même département.
Prendre la décision du changement de siège social
Chaque société peut avoir des modalités de décision différente lorsqu’il s’agit du changement de son siège social. En effet, ces dernières dépendent de la forme juridique de l’entreprise concernée. Dans tous les types de personnes morales, les statuts de la société sont le document à consulter pour savoir comment faire. Par exemple, pour une SARL, les associés réunis en assemblée générale prennent la décision du transfert, tout comme pour la SCI. Le gérant de SARL peut prendre la décision du transfert, sous réserve de faire ratifier cette décision par l’assemblée générale ordinaire des associés. Pour une SAS, dont les statuts permettent de personnaliser le fonctionnement, les statuts précisent quel est l’organe compétent pour la prise de décision du changement de siège social : par exemple le président ou un collège d’actionnaires. Enfin, pour une EURL ou une SASU, la modification de la domiciliation est décidée par l’associé / actionnaire unique, sauf s’il a mis en place un gérant ou président, à qui il a donné ce pouvoir grâce aux statuts.
Dans tous les cas, une fois que la décision a été actée par les personnes habilitées, d’autres formalités sont à respecter, comme l’élaboration d’un procès-verbal d’assemblée ou d’une décision du gérant, sans oublier la modification des statuts.
L’adresse du siège social est une mention qui figure obligatoirement sur les statuts d’une entreprise exploitée dans le cadre d’une société, quelle que soit sa forme juridique. Par conséquent, lorsqu’un transfert de siège social est décidé par les associés ou le gérant, la clause correspondante des statuts doit être modifiée avec les informations de la nouvelle adresse. Pour plus de clarté, le Code de commerce (article R123-110) impose de garder une liste des sièges sociaux antérieurs en annexe des statuts, assortis de leurs dates de changement.
Une fois que les statuts ont été modifiés, la société doit remplir les formalités de publicité légale liées au changement de siège social. Il s’agit de publier un avis de modification, dans un journal d’annonces légales (JAL) du département du siège social de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2020, la publication en ligne, sur un support habilité (SHAL) est également disponible.
Tarif forfaitaire d’un annonce légale de transfert de siège
Jusqu’au 31 décembre 2023, le prix de l’annonce légale de modification est fixé au caractère avec un prix fixé pour chaque département du siège social. A compter du 1er janvier 2024, le tarif est forfaitaire. C’est-à-dire qu’il est fixe et l’arrêté ministériel de décembre 2023 définit deux niveaux de prix : 106 euros HT dans tous les départements, sauf La Réunion et Mayotte où la publication coûte 123 euros HT. Ces tarifs peuvent être maintenus ou être modifiés pour les années suivantes.
Déposer un dossier de modification sur le site du guichet unique
Aucun changement de siège social ne peut être acté sans que l’entreprise ait déposé un dossier de modification sur le site du guichet unique.
De plus, ce dossier doit être complété par un certain nombre de pièces justificatives, sous peine que la modification ne soit pas effective au registre national des entreprises (RNE).
Le dossier de modification comprend donc notamment :
- un exemplaire de l’acte décidant du changement du siège social de la société, certifié conforme par le gérant ou le président ;
- un exemplaire des statuts de la société mis à jour, certifié conforme par le gérant ou le président ;
- un justificatif de jouissance du nouveau local dans lequel le siège social de la société est transféré (titre de propriété, bail commercial, facture d’électricité, etc.) ;
- une attestation de parution de l’avis de changement de siège social dans un journal d’annonces légales (paru dans un journal papier ou un service de presse en ligne) ;
- la liste des sièges sociaux antérieurs, certifiée conforme par le gérant ou le président.
